Przesyłki kurierskie do państw UE

Przesyłki kurierskie do państw UE – o czym warto pamiętać?

Wstąpienie Polski do struktur Unii Europejskiej umożliwiło polskim przedsiębiorcom oraz osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej na korzystanie z czterech podstawowych swobód rynku wewnętrznego. Z punktu widzenia przesyłek kurierskich największe znaczenie odgrywa oczywiście swobodny przepływ towarów, którego podstawy prawne zostały zdefiniowane w art. 26 oraz art. 28-37 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej. Zniesienie barier celnych, ograniczeń pozataryfowych oraz pozostałych przeszkód w swobodnej wymianie towarów pozwoliło na bezproblemową wysyłkę dóbr do krajów członkowskich Wspólnoty. Jednak mimo, że nadanie przesyłki wewnątrz unijnej wydaje się znacznie prostsze niż wysyłka poza granice UE, to warto zwrócić uwagę na kilka istotnych szczegółów.

Przygotowanie przesyłki kurierskiej

Przed złożeniem zlecenia upewnij się, że dokładnie zmierzyłeś oraz zważyłeś paczkę. Podanie parametrów przesyłki maksymalnie zbliżonych do stanu rzeczywistego pozwoli na uniknięcie dopłaty po weryfikacji przeprowadzonej przez firmę kurierską lub brokerską, której została zlecona usługa transportowa. Równie istotne znaczenie odgrywa zapoznanie się z regulaminem wybranego przewoźnika w celu sprawdzenia czy wysyłana przesyłka spełnia warunki definiujące paczkę jako standardową. Tzw. element niestandardowy (przykładowo firma kurierska DPD uznaje za niestandardowe przesyłki o nieregularnych kształtach) może doprowadzić do obciążenia przesyłki dodatkową dopłatą.

Ponadto mimo, że paczki wewnątrzunijne nie wymagają przeprowadzenia odprawy celnej to przed wysyłką warto zapoznać się z listą towarów wyłączonych z przewozu, którą dysponuje każda firma kurierska lub brokerska. Na przykładzie usługi AlleKurier Europa do najczęściej weryfikowanych w przesyłkach towarów zabronionych należy zaliczyć alkohol, wyroby tytoniowe oraz leki wydawane na receptę. Warto pamiętać, iż w przypadku wykrycia wyrobów alkoholowych lub tytoniowych pozbawionych polskich znaków akcyzowych, firma kurierska lub brokerska ma obowiązek zgłosić tenże fakt do Urzędu Celnego. Nadając przesyłkę postaraj się również zrezygnować z towarów, których ewentualne uszkodzenie może zabrudzić nie tylko zawartość Twojej paczki, ale również inne przesyłki znajdujące się w pobliżu.

Składanie zlecenia

Dysponując zmierzoną i zważoną przesyłką, w której nie znajdują się towary wyłączone z przewozu, możemy przystąpić do składania zlecenia. Przed wysyłką warto sprawdzić czy dane adresowe zagranicznego odbiorcy są w dalszym ciągu aktualne. Przykładowo w Republice Irlandii od lipca 2015 roku wprowadzono kody pocztowe w siedmioznakowym formacie (składają się zarówno z cyfr, jak i liter, wyraźnie przypominając kody pocztowe stosowane w Zjednoczonym Królestwie Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej). Firmy kurierskie dostosowały własne systemy składania zleceń do zmiany, ale nawet dzisiaj podanie irlandzkiego kodu pocztowego sprawia niektórym klientom spore trudności.

Przykład prawidłowo złożonego zlecenia przesyłki kurierskiej do Republiki Irlandii

Podając dane adresowe zagranicznego odbiorcy upewnij się, że wprowadzone informacje są kompletne i umożliwią przeprowadzenie sprawnej dostawy. Niezwykle często zdarza się, iż w adresie brakuje numeru budynku lub mieszkania. Z tego powodu warto podać także numer kontaktowy oraz adres e-mail odbiorcy. W przypadku wystąpienia ewentualnego problemu z doręczeniem przesyłki konsultanci firmy kurierskiej lub brokerskiej będą dysponowali możliwością szybkiej reakcji na zaistniałą sytuację.

W trakcie składania zlecenia może okazać się, że wybrany adres dostawy jest uznawany za tzw. teren odległy, a realizacja usługi transportowej wiąże się z dodatkową dopłatą oraz wydłużeniem czasu transportu. Aby uniknąć tego rodzaju niespodzianek w przypadku mniej popularnych destynacji warto skontaktować się uprzednio z firmą kurierską lub brokerską w celu sprawdzenia czy adres dostawy jest traktowany jako teren odległy. W celu potwierdzenia informacji wystarczy podać konsultantowi kod pocztowy odbiorcy przesyłki (systemy firm kurierskich opierają się na weryfikacji kodów pocztowych).

Warto również pamiętać, że niektóre terytoria państw członkowskich UE uzyskały specjalny status (m.in. Wyspy Alandzkie), a ponadto część z nich nie jest zaliczana do obszaru celnego Wspólnoty (Wyspy Owcze, Grenlandia, Büsingen am Hochrhein, Helgoland, Ceuta i Melilla, francuskie terytoria zamorskie, Livigno i Campione d’Italia, Wyspy Normandzkie oraz Wyspa Man). Przed wysyłką paczki do odbiorcy z obszaru specjalnego należy sprawdzić czy nie zachodzi konieczność przygotowania dodatkowych dokumentów wymaganych do realizacji usługi transportowej (najczęściej faktury handlowej lub faktury pro forma). W przypadku wymogu przeprowadzenia wywozowej odprawy celnej mogą zostać naliczone dodatkowe koszty związane z przygotowaniem zgłoszenia celnego.

dsc_0351

Przykład przesyłki zwrotnej wygenerowanej z powodu odmowy przyjęcia

Najczęstsze problemy z doręczeniem przesyłki

W standardowej przesyłce kurierskiej rzadko istnieje możliwość określenia preferowanych godzin dostawy. Przykładowo w międzynarodowym wariancie usługi UPS Standard doręczenie paczki może nastąpić między godziną 9:00 a 19:00 (przewidziano trzy próby doręczenia), dlatego warto uzgodnić z odbiorcą czy będzie dostępny w powyższym przedziale czasowym. Wybiegając naprzeciw oczekiwaniom klientów firma kurierska UPS wprowadziła możliwość doręczenia przesyłki do UPS Access Point, czyli miejsca z którego odbiorca może odebrać paczkę w znacznie szerszym przedziale czasowym. W zdecydowanej większości przypadków przesyłki kierowane są do Access Point po pierwszej nieudanej próbie doręczenia. W lokalizacji odbiorcy kurier pozostawia awizo z informacją, gdzie można dokonać odbioru przesyłki. W większości państw UE paczka może oczekiwać na odbiór przez dziesięć dni, a po upływie tego terminu jest automatycznie zwracana do nadawcy.

Jak łatwo zauważyć na wykresie największa ilość zwrotów wynika z nieprawidłowych lub niekompletnych danych adresowych zagranicznych kontrahentów. Warto zatem sprawdzić czy dane adresowe podane w zleceniu są kompletne, a numer telefonu i adres e-mail umożliwią sprawny kontakt z odbiorcą. W niektórych państwach UE kurierzy przywiązują ponadto dużą wagę do spisu lokatorów budynku. Jeżeli odbiorca nie figuruje na liście, doręczenie przesyłki może napotkać pewne trudności – stąd właśnie wynika relatywnie spora liczba zwrotów określonych jako nieprawidłowa nazwa odbiorcy. Inny problem, charakteryzujący głównie paczki kurierskie nadawane do osób fizycznych w Szwecji, to brak bezpośredniego dostępu kuriera do zabezpieczonego budynku, w którym znajduje się odbiorca. Bezpośrednim powodem aż 22% zwrotów jest odmowa przyjęcia przesyłki przez zagranicznego odbiorcę. Problem dotyczy głównie paczek nadawanych przez firmy i ma raczej marginalne znaczenie w odniesieniu to osób prywatnych. Warto jednakże pamiętać, aby składając zlecenie w miarę możliwości podać dane referencyjne (np. numer zamówienia), które pozwolą kontrahentowi na szybką identyfikację przesyłki.

wykres-przyczyny_zwrotow_przesylek_kurierskich

Zlecając przesyłkę kurierską do państw UE wykorzystaj jak najwięcej przedstawionych wyżej porad oraz wskazówek. Poświęcając więcej czasu oraz uwagi na złożenie zlecenia wydatnie przyczynisz się do zapewnienia sprawnej i szybkiej dostawy do zagranicznego odbiorcy.