Odprawa celna - dokumenty

Podstawowe dokumenty niezbędne do odprawy celnej w Polsce w przypadku przesyłki morskiej

Faktura handlowa, czyli Commercial Invoice

Istotne jest, aby do odprawy celnej przygotować fakturę handlową, czyli commercial invoice. Nie należy dokumentu tego pomylić z proforma invoice – tego dokumentu Urząd Celny nie akceptuje. Nie jest on bowiem przeniesieniem własności.

Dodatkowo trzeba zwrócić uwagę, czy na fakturze znajdują się:

  • pełne dane nadawcy;
  • pełne dane odbiorcy;
  • numer invoice – może zdarzyć się tak, że nadawca nie zmienił numeru faktury z poprzedniego zamówienia. Może to rodzić problemy podczas ewentualnej kontroli Urzędu Celnego. Numer Commercial Invoice musi zgadzać się z numerem Packing List;
  • data wystawienia faktury;
  • warunki dostawy według Incoterms 2010;
  • kraj pochodzenia, czyli dopisek Country of Origin lub dopisek made in;
  • waluta, w jakiej została wystawiona faktura – zdarza się, że na fakturze nie ma waluty bądź podane są dwie, ale wartość jest ta sama.

Żadna pozycja znajdująca się na fakturze nie może mieć wartości zerowej. Każdy gratis, próbka czy wymieniany produkt musi mieć chociaż symboliczną wartość. Ilość towaru musi być zgodną z liczbą podaną na Packing List oraz na Bill of Lading. Trzeba również pamiętać o tym, że wartość towaru musi mieć odzwierciedlenie w przelewach, które zostały zrealizowane na konto kontrahenta. Urząd Celny może zażądać przedstawienia potwierdzenia przelewu za Commercial Invoice.

Packing list

Terminem tym określa się specyfikację załadunkową towarów. Bardzo często prezentuje się ona podobnie do Commercial Invoice. Nie ma tu jednak wartości towaru. Packing list to szczegółowe informacje dotyczące wagi netto oraz brutto, objętości przesyłki oraz ilości pojedynczych sztuk ładunku. Do tego dochodzi także ilość kartonów/palet/skrzyń. Packing list musi zawierać informacje dotyczące rodzaju opakowania. Jeżeli opakowanie zostało wykonane z przetworzonego drewna lub sklejki, pozwoli to uniknąć granicznej kontroli fitosanitarnej.

Bill of Lading

Jest to morski list przewozowy, który określa się również jako Konosament. Zawarte są w nim podstawowe informacje o przesyłce. Dane, które znajdują się na Bill of Lading muszą zgadzać się z tymi, które znajdują się na Packing List oraz Commercial Invoice.

Tłumaczenie faktury handlowej

Jest to nic innego, jak szczegółowy opis importowanego towaru. Zawarte są tu informacje dotyczące rodzaju towaru, jego przeznaczenia, a także materiałów, które zostały użyte do jego wyprodukowania. Nie trzeba tłumaczyć całej faktury, a tylko pozycje handlowe. Trzeba to zrobić tak, aby agencja celna mogła, bazując na opisie, wybrać, a następnie przyporządkować odpowiedni kod taryfy celnej (Hs code). Nie jest wymagane, aby tłumaczenie było dokonywane przez tłumacza przysięgłego. W zupełności wystarczający jest opis towaru na commercial invoice oraz jej skan. Przesłać można również opis w oddzielnym dokumencie opatrzonym pieczątką firmową odbiorcy oraz podpisem.

Warto pamiętać, że podczas odprawy przedstawia się nie oryginały dokumentów, ale ich kopie. W niektórych przypadkach wymagany może być oryginał faktury lub oryginały niektórych dokumentów, na przykład Certificate of Origin.